Aujourd’hui, la liste des solutions numériques collaboratives ne cesse de s’allonger. Chaque éditeur de solution fait donc en sorte de proposer une solution clés en main et le maximum de fonctionnalités pour se démarquer. Choisir la solution la plus adaptée à son entreprise n’est pas facile, mais il est préférable de se tourner vers les leaders du marché, dont Google avec Google Workspace. Vous n’en êtes pas convaincu ? Découvrez les bonnes raisons de choisir Google Workspace.
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Google Workspace, c’est quoi ?
De par son appellation, vous avez peut-être deviné qu’il s’agit de la suite d’applications de communication et de collaboration de Google. C’est une solution qui est recommandée aux entreprises qui nécessitent un hébergement d’emails, mais Google Workspace comprend une multitude d’applications et de fonctionnalités dont certaines ne vous sont pas inconnues.
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Google Workspace propose trois plans différents, mais avec l’offre de base, le plan Basic Google Workspace, vous pourrez profiter de :
- Gmail avec des adresses e-mails au nom de votre domaine professionnel et avec une version optimisée sans publicité,
- Google Agenda,
- Google Drive avec un stockage de 30 Go pour chaque employé,
- Google Docs et Google Sheets,
- Google Keep qu’on peut présenter comme une bonne alternative à Evernote.
Les fonctionnalités présentées ci-dessus sont celles qu’on utilise le plus souvent, mais avec les solutions Google Workspace pour les entreprises, vous pourrez aussi avoir recours à Chat Google, à Google Meet, à Google Slides, aux formulaires Google et à Google Sites. Google Workspace a une console d’administration qui permet aux dirigeants de gérer facilement l’ensemble.
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Pour le professionnalisme
Vos collaborateurs peuvent très bien utiliser la version gratuite de Gmail et jusqu’ici, ça ne vous a peut-être pas posé problème. Cependant, dans ce cas, votre entreprise est exposée à différents dangers. C’est bien là qu’il est préférable d’utiliser Google Workspace. Sachez que même en adoptant Google Workspace, vos collaborateurs pourront toujours utiliser Gmail, mais ils auront des adresses avec le nom de domaine de votre entreprise. Ceci permettra d’afficher un certain professionnalisme et du sérieux auprès de vos contacts.
Pour la sécurité des données
Lorsqu’un de vos collaborateurs crée un compte Gmail, le compte lui appartient. Ceci dit, s’il vient à quitter l’entreprise, il pourra quand même avoir accès aux données du compte. S’il a perdu son mot de passe ou si son compte vient à être piraté, ce sera encore pire pour votre entreprise. Pour la sécurité de vos données, adoptez Google Workspace. Vous avez ainsi la garantie d’avoir le contrôle de toutes les données sur les comptes de vos employés. Vous pouvez ainsi suspendre un compte et/ou renouveler son mot de passe. Un spécialiste google pourra vous aider pour optimiser la sécurité de vos données sur Google Workspace.
Pour un environnement de travail personnalisé
Déjà, avec Google Workspace, vos collaborateurs ne confondent pas messages professionnels et messages personnels qu’ils peuvent avoir avec leur propre compte Gmail. Avec Google Workspace aussi, vous pourrez créer un environnement propre à l’entreprise. Vous pouvez personnaliser l’interface avec votre logo et vos couleurs, ce qui optimisera la cohésion en interne.
Pour la simplicité
Pour l’adoption de Google Workspace, il faut acheter et configurer un nom de domaine, ouvrir un compte Google Workspace et ajouter les utilisateurs. Ces quelques étapes ne vous prendront pas plus d’une heure. Certains l’ont même fait en moins d’une demi-heure. Cette rapidité d’installation se présente comme un réel avantage pour Google Workspace. Côté administration, c’est encore plus simple et côté utilisation, les produits Google doivent déjà vous être familiers. L’adoption de Google Workspace ne sera pas si compliquée.