De coutume, on a l’impression que les réunions professionnelles sont non productives, monotones et sans objectifs précis…Une occasion de se tourner le pouce et de s’ennuyer sur le temps de travail. Des réunions où l’organisateur se retrouve à parler tout seul devant une bande de moutons passifs. Comment changer cela et organiser des réunions productives en stimulant la collaboration ?
Plan de l'article
Un ordre du jour qui donne l’eau à la bouche
Rares sont les réunions sans ordre du jour. Établir et communiquer sur les ordres du jour des réunions font partie d’un protocole établi depuis des lustres. Souvent, le salarié est démotivé en amont de la réunion parce que l’ordre du jour ne présente rien d’intéressant. Il faut un ordre du jour avec des objectifs clairs et des idées bien structurées.
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Une réunion doit toujours être plus qu’un partage d’informations. Un événement pour lequel un simple mail n’aurait pas suffi. Une réunion de plusieurs heures mal préparée risque de tourner en rond avec aucune décision prise à la fin. Ce qui engendrera une autre réunion qui sera d’autant plus ennuyeuse.
Réunion dynamique : les outils collaboratifs
La grande majorité des entreprises est dans un processus de transformation digitale depuis au moins l’année 2019. Les technologies du numérique constituent de réels atouts pour booster la motivation à participer pendant les réunions professionnelles, que ce soit en présentiel, en ligne ou lors d’une réunion de travail hybride.
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Pour inciter les participants à la réunion à collaborer, les outils numériques comme l’écran interactif peuvent faire la différence. Les fonctionnalités avancées d’un écran interactif sont justement conçues pour le travail collaboratif comme le brainstorming où la participation de toutes les parties est primordiale.
Un écran numérique à affichage dynamique rend les présentations moins ennuyeuses et incite à participer. Avec l’écran interactif, chaque participant à la réunion de travail peut faire plus que partager et consulter des documents. Avec un simple stylet, un participant peut annoter et dessiner directement sur l’écran pour donner son avis et exposer son point de vue.
Organiser une réunion où tout le monde participe
Les plus passifs d’un groupe ne sont pas forcément dénués d’opinions. La plupart apprécie le confort de ne pas avoir à s’exprimer et de laisser les encenseurs, les plus égocentriques ou les plus verbeux se donner en spectacle pour en discuter plus tard dans leurs réunions privées. Comment encourager tous les invités à la réunion à participer ?
Déjà, il faut inviter les bonnes personnes. Il faut ainsi connaître les compétences et l’expertise de l’équipe afin d’inviter les salariés vraiment concernés et dont les avis et les opinions comptent réellement pour les objectifs de la réunion. Les documents de référence et l’ordre du jour communiqués en amont doivent dès le début indiquer les attentes par rapport à chaque participant.
La réunion doit donner des occasions et des prétextes aux participants de poser des questions, de s’étaler sur un domaine de leur expertise. Les participants à la réunion doivent sentir un réel besoin d’intervenir et de pouvoir le faire dans un environnement confortable et rassurant. L’utilisation de l’écran tactile facilitera grandement la communication pendant la réunion.
La collaboration en réunion professionnelle est à travailler en amont
L’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise sont des facteurs primordiaux pour ses performances. C’est pendant les réunions professionnelles pour prendre des décisions stratégiques qu’on voit à quel point les équipes sont solidaires ou non. On peut voir à quel point les salariés viennent au travail parce qu’il le faut. Un collaborateur doué d’un sentiment d’appartenance développera ses meilleures idées pendant les réunions.
Il se creusera réellement la tête avant de pointer son nez à la salle de réunion. Une discussion, voire un débat réellement productif se fera avec ce type de salarié s’il a quelque chose à dire. Si l’entreprise peut avoir plusieurs salariés doués de ce sentiment d’appartenance, la participation pendant les réunions ne sera plus un souci. L’utilisation d’outils numériques comme l’écran tactile de DFM sera juste un atout pour optimiser la productivité de la réunion.
Le sentiment d’appartenance se travaille dès l’onboarding des nouvelles recrues avec des événements comme le team-building, les rencontres individuelles avec les salariés, la composition d’équipes hétérogènes de bleus et d’anciens-mentors. Bien sûr, le bien-être au travail de tout un chacun n’est jamais à sous-estimer.